Eisenhower Decision Matrix: Tingkatkan Efisiensi dan Produktivitasmu


Dwight David Eisenhower adalah presiden Amerika Serikat yang ke-34. Sebelum menjadi presiden pada tahun 1953, Ike, nama panggilan Dwight Eisenhower, adalah seorang jendral bintang 5 pasukan militer Amerika Serikat. Segala kesuksesan karir yang dimiliki oleh Dwight Eisenhower tentunya tidak terjadi secara begitu saja.

 

Dwight David Eisenhower menjadi halaman depan majalah time. via time.com

Dwight David Eisenhower mengisi halaman depan majalah Time. via time.com

 

Selama hidupnya, Eisenhower memiliki prinsip-prinsip yang membuat hidupnya jadi lebih tertata dan lebih produktif. Cara hidup presiden Eisenhower ini dituangkan ke dalam suatu metode pengelolaan kegiatan. Metode pengelolaan kegiatan tersebut berawal dari salah satu perkataan bapak Eisenhower berikut:

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” – Dwight David Eisenhower

Menurutnya seringkali hal yang penting justru kurang mendesak sementara hal yang mendesak kadang kurang penting. Melalui dasar pemikiran tersebut, dibuatlah sebuah cara untuk memisahkan berbagai kegiatan berdasarkan seberapa penting dan/atau mendesaknya suatu kegiatan. Metode ini disebut sebagai Eisenhower Decision Matrix. Untuk menentukan apakah suatu kegiatan tersebut mendesak atau tidak, penting atau tidak, berikut adalah hal-hal yang harus kamu pahami:

Mendesak: Seperti namanya, kegiatan-kegiatan yang dikategorikan mendesak akan membutuhkan perhatianmu sesegera mungkin. Contohnya kewajiban menyelesaikan tugas/pekerjaan hari deadline atau membalas chat dari sang gebetan/pacar.

Penting: Kegiatan yang penting adalah berbagai kegiatan yang berhubungan dengan tujuan kehidupan kita. Contoh kegiatan yang penting seperti menyelesaikan skripsi atau mendapatkan pacar.

Dalam Eisenhower Decision Matrix penting/mendesaknya suatu kegiatan dibagi ke dalam 4 kuadran seperti pada gambar berikut ini:

 

Pembagian penting-mendesak suatu kegiatan dalam Eisenhower Decision Matrix. via jamesclear.com

Pembagian penting-mendesak suatu kegiatan dalam Eisenhower Decision Matrix. via jamesclear.com

 

Kuadran 1 berisi macam-macam kegiatan yang penting dan mendesak. Kuadran 2 adalah kegiatan yang penting namun tidak mendesak. Kuadran 3 adalah kegiatan yang mendesak namun tidak penting. Sedangkan kuadran 4 adalah kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak.

Jika kamu berencana untuk menerapkan metode pengelolaan kegiatan seperti ini, pertama-tama kamu harus membuat daftar kegiatan apa saja yang sedang, akan, dan ingin kamu lakukan. Setelah daftar kegiatannya selesai, masukkan kegiatan tersebut ke dalam matriks untuk menentukan penting/mendesak tidaknya suatu kegiatan. Agar lebih mudah menentukan kegiatan mana masuk ke kuadran yang mana, berikut sedikit penjelasannya dari masing-masing kuadran:

 

Kuadran 1: Penting dan Mendesak

Tugas kuliah atau sekolah jelas penting dan mendesak. via dailymail.co.uk

Tugas kuliah atau sekolah jelas penting dan mendesak. via dailymail.co.uk

Kegiatan-kegiatan dalam kuadran 1 adalah kegiatan yang berhubungan dengan tujuan hidupmu dan membutuhkan perhatianmu sesegera mungkin. Beberapa contohnya adalah sebagai berikut:

  • Deadline skripsi, tugas, atau pekerjaan
  • Telepon mendadak berisi kabar bahwa orangtuamu sakit
  • Deadline bayaran kuliah atau tagihan-tagihan
  • Email (tawaran kerja, proyek dan lain sebagainya)

Ada baiknya kegiatan-kegiatan dengan deadline dan bersifat penting segera dimasukkan ke dalam kuadran 1; meski deadline-nya masih agak jauh. Tujuannya adalah agar kita dapat terhindar dari kebiasaan menunda-nunda (istilah kerennya, proscratinating).

Kuadran 2: Penting Tapi Tidak Mendesak

Hobi bisa jadi tidak mendesak, tapi dia penting dilakukan. via buzzle.com

Hobi bisa jadi tidak mendesak, tapi dia penting dilakukan. via buzzle.com

Pada bagian ini kamu bisa masukkan kegiatan yang menjadi tujuan hidupmu dan sifatnya jangka panjang, sehingga tidak butuh dilakukan sesegera mungkin. Beberapa contohnya seperti:

  • Olahraga
  • Mempelajari hal baru
  • Menambah kemampuan melalui kursus tertentu
  • Melakukan hobi
  • Mewujudkan passion

Meski tidak mendesak, ada baiknya kamu melakukan berbagai kegiatan dalam kuadran 2 jika kegiatan di kuadran 1 sudah selesai kamu lakukan. Bagaimanapun juga, kegiatan dalam kuadran ini adalah passion-mu yang tetap penting dilakukan.

Kuadran 3: Mendesak Tapi Tidak Penting

Notifikasi bejibun mungkin mendesak untuk diperiksa, tapi apakah mereka penting? via softpedia.com

Notifikasi bejibun mungkin mendesak untuk diperiksa, tapi apakah mereka penting? via softpedia.com

Bagian ini berisi kegiatan yang butuh perhatianmu sesegera mungkin, namun tidak ada hubungannya dengan tujuan hidupmu. Beberapa contohnya adalah:

  • SMS atau Notification Chat (tergantung isinya)
  • Email (yang berisi iklan ataupun newsletter)
  • Permintaan kurang penting dari teman kuliah atau kerja

Ada baiknya kalian tidak terlalu sering melakukan berbagai kegiatan dalam bagian ini. Bagaimanapun fokusmu adalah kegiatan yang ada dalam kuadran 1 dan 2.

 

Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Nonton serial televisi berjam-jam mungkin menyenangkan dilakukan, tapi hal tersebut tentu bisa dilakukan di lain hari atau dihindari. via totalfitnesssolutions.ie

Nonton serial televisi berjam-jam mungkin menyenangkan dilakukan, tapi hal tersebut tentu bisa dilakukan di lain hari atau dihindari. via totalfitnesssolutions.ie

Bagian ini bisa dibilang kegiatan yang sifatnya cenderung hanya buang-buang waktu saja. Kegiatan ini bisa dilakukan kapan saja dan tidak masuk ke dalam tujuan hidupmu. Beberapa contohnya seperti:

  • Menonton serial tv atau anime selama berjam-jam
  • Browsing berbagai hal yang random dan tanpa tujuan
  • Scrolling media sosial berjam-jam tanpa tujuan

Dilakukan sesekali mungkin masih tidak apa-apa, namun jangan dilakukan terlalu sering. Jika kamu sering sekali melakukan kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kuadran 4, mungkin kamu perlu melakukan evaluasi. Renungkan kembali apa saja yang kamu lakukan pada hari itu.

 

Dengan menggunakan metode ini, diharapkan produktivitas serta efisiensi kerjamu bisa meningkat. Untuk menghemat waktu, kamu bisa mengunduh template spreadsheet Eisenhower Decision Matrix pada tautan berikut.

 


featured image via mattyford.com